Referat af ordinær generalforsamling

Referat af ordinær generalforsamling 

 i Vodskov Foreningsfitness, afholdt i VKI, den 24. juni 2020

Dagsorden:1. Valg af dirigent:
Næstformand, Henrik Jørgensen, blev valgt til dirigent.

2. Formandens beretning (vedhæftet):
Næstformanden resumerede (pga. afbud fra formanden) året 2019 i sin beretning, der blev godkendt med følgende kommentarer:

  • Yogahold: Snak omkring hvorfor yogahold ikke længere eksisterer i foreningens portefølje? Yogainstruktører havde opfyldt sin kontrakt og ønskede ikke at fortsætte. 
    Der spørges til, om det kunne være muligt at betale en anden yogainstruktør, så yoga igen kunne komme på programmet? Det lader sig ikke gøre, da vi er en forening, som ledes ene og alene af arbejdskraft på frivillig basis.

3. Forelæggelse af regnskab (vedhæftet):

Kasserer fremlagde regnskabet og specificerede posterne. Regnskabet godkendtes herefter.

4. Fastlæggelse af kontingent:Ingen forslag til ændringer. På bestyrelsens anbefaling fortsætter kontingentsatserne uændret i 2020. 

5. Forelæggelse af kommende års budget:
Gennemgået og taget til efterretning. 

6. Indkomne forslag:
Kompensation efter Corona-nedlukning: 
Et medlem er kommet med forslag om økonomisk kompensation til medlemmerne i kølvandet af Corona-krisen, hvor centret jo har været lukket ned i ca. 3 måneder. Bestyrelsen har ikke indregnet det i kommende års budget, da foreningen jo fortløbende har afholdt udgifter i nedlukningsperioden. 
Der overvejes dog en anden form for kompensation til medlemmerne i efteråret, evt. i form af ekstra tid lagt til abonnementsperioderne.
En af de til generalforsamlingen fremmødte foreslår evt. jakke med reklame for Vodskov Foreningsfitness.
Andre forslag: Et medlem har ad flere omgange foreslået foreningen at anskaffe tungere håndvægte (op til 42 kg), solfilter på ruderne ud til parkeringspladsen, at der slukkes for radioen i centret, idet den støjer for meget og at stativet midt i centret fjernes, idét det er spild af plads. 
Medlemmet er svaret pr. mail, at de tunge håndvægte er ikke tilladt at have i Foreningsfitness-regi. De hører til i de kommercielle fitnesscentre. 
Solfilter til ruderne sorterer under hallens drift og budget - ikke under Vodskov Foreningsfitness’, som har lejet sig ind i hallens bygninger. 
Radioen kan skrues ned til et acceptabelt støjniveau og stativet er der p.t. ingen planer om at fjerne. 

7. Valg af bestyrelsesmedlemmer:
Der var 4 bestyrelsesmedlemme på valg:
Henrik Jørgensen - ønskede genvalg.
Maj-Britt Serbian - ønskede genvalg.
Allan Revsbæk - ønskede genvalg.
Trine Thomsen (kasserer) - ønskede ikke genvalg og træder derfor ud af bestyrelsen.  

De 3, der ønskede genvalg blev genvalgt og nyvalgt blev Helle Balle.

8. Valg af bestyrelsessuppleanter:
Anders Jeppesen - ønsker genvalg til 1. suppleant
Michael Baastrup - vælges til 2. suppleant

9. Valg af 2 revisorer og 1 revisorsuppleant:
Per Klemm Nissen ønsker ikke genvalg.

Birgitte Hassing ønsker genvalg


Trine Thomsen vælges til revisor.
Kasper Bach Alstrup genvælges som revisorsuppleant

10. Evt.
Bettina (Bodytoning) har nogle klager over stemningssalen. Der er utrolig varmt i salen uden mulighed for at skabe luft og ventilation i rummet. Døren er umulig at få til at stå åben, der kan ikke rulles ned for lys fra vinduerne. 
Der har været problemer med Conventus i forhold til booking på hold til Bodytoning. Medlemssupporter, Jane, har rettet henvendelse til Conventus-teamet, der ikke har kunnet finde “fejlen” inden centret blev lukket ned. Jane vil følge op på sagen og få udbedret fejl og mangler til efterårets hold. 
Der er også klager over toiletterne, hvor udluftningen er ikke-eksisterende. Der er desuden efter Corona-lukningen kun åbnet for 1 toilet, hvilket er for lidt. 
Alt sammen noget, som bør rettes op på af hallen. 

Ros til foreningen: En af de fremmødte takker foreningen for et godt informationsniveau under Corona-krisen. Dejligt at være blevet holdt godt orienteret om situationen i forhold til genåbning m.v.

Referent: Jane Damkjær

Referat af bestyrelsesmøde 26.08.2020


Referat af bestyrelsesmøde

 

Dato:   26. august 2020

Tidspunkt: kl. 19-21

Sted: Stillesalen, VKI

Deltagere: Palle, Henrik, Maj-Britt, Karen Lisbeth, Helle og Jane (Afbud fra Allan)

 

Dagsorden.

  1. Valg af referent:
    Jane blev valgt.

  2. Nyt fra formanden:
    Det er blevet påpeget, at man pga. Corona-risiko ikke må at bade i hallens badeværelser, da det kræver ekstra rengøring. Vi gør ikke noget i den forbindelse - hallen må gøre tiltag i den forbindelse.
    Vi tilbyder kompensation for Corona-lukningen i form af en gratis måned tillagt de aktive abonnementer pr. 01.09.2020. Det er blevet skrevet ud til medlemmerne. Kun 1 kommentar hertil på Facebook ellers intet.
    Der bliver snydt med sko og håndklæder i centret. Palle opfordrer til at alle såvel instruktører som medlemmer af bestyrelsen hjælper med til at håndhæve reglerne. 

  3. Årshjul:
    Timetælling: Henrik laver en statistik til fremlæggelse ved næste bestyrelsesmøde.
    Tøjordning til medlemmer af bestyrelse og instruktører forventes at fortsætter i år. Vores samarbejdsaftale med Sportigan i Hjallerup er ophørt. Vi vil prøve at få en aftale i stand med ny butik senere. Der vil blive meldt ud, når man igen har lov at anskaffe tøj på foreningens regning. 

  4. Nyt fra kassereren:
    Helle er tiltrådt som ny kasserer efter Trine. Hun har netop fået nemID og er ved at danne sig et overblik over foreningens regnskab og betaling af sponsorkontrakter. Kan få hjælp af Trine ved problemer.
    Vi skal være opmærksomme på faste udgifter, hvornår de forfalder, om man evt. kan betale for længere perioder.

  5. Nyt fra udstyrs udvalg:
    Der hænges snart et stykke plexiglas op mellem løbebåndene, så de begge kan benyttes jf. Corona-forskrifterne.

  6. Nyt fra instruktørudvalg:
    Efter Corona-pausen problemer med mangel på instruktørtimer over hele sommeren. Maj-Britt har haft stort arbejde med at besvare forespørgsler og skaffe nye medlemmer tider til intro. Flere instruktører har “meldt pas” af forskellige grunde, hvilket gør, at vi pt. kun har 2-3 instruktører, der opfylder deres kontrakt. Vi skal have klarhed over, hvilke instruktører vi fortsat kan regne med i efteråret og der skal lægges timer ind i kalenderen. Der skal lægges vagtplan ved åbent bestyrelsesmøde/instruktørmøde i september.
    Ny instruktør har tilbudt sig. Har uddannelsen og vil gerne i gang. Henrik kontakter hende mhp. kontrakt.

  7. Nyt fra sponsorudvalg:
    Jane laver en mappe på foreningens Google Drev til sponsorkontrakter, så de altid kan findes af bestyrelsen. De nuværende kontrakter skal skannes ind og lægges heri. 

  8. Aktiviteter:
    Hovedrengøring i uge 42 skal planlægges.
    Palle har tilmeldt foreningen til Fitness Try-day igen i januar 2021.
    Åbent bestyrelsesmøde kombineret med instruktørmøde planlægges afholdt 29.09.2020 fra kl. 18-21 på Vodskov Kro. Palle forhører sig på kroen, om det er muligt at booke. 

  9. Eventuelt:
    Jane døjer fortsat med Conventus i forbindelse med betaling til Bodytoning Holdet. Kontakter Conventus-support påny.
    Midler fra statens hjælpepakker i forbindelse med Corona-lukning: Ikke søgt, da det ikke skønnes at være besværet værd.
    Helle vil gerne forsøge at lægge nogle faste udgifter til betaling pr. PBS, hvilket er helt ok. 

  10. Næste møde:
    Åbent bestyrelsesmøde 29.09.2020 kl. 18.00 på Vodskov Kro

Referat af bestyrelsesmøde VFF februar

Tilstede:   Henrik, Allan, Trine, palle, Karen Lisbeth, Lauge og Maj-Britt
Afbud:      Jane


1. Maj-Britt blev valgt til referent.

2. Nyt formand

Lauge vil gerne vælges til bestyrelsen som kasserer. Generalforsamling er 17 marts. kl. 19 i VKI.
Instruktører Michael og Helle har børnehold lørdag formiddag.
Palle sørger for, at Helle kontakter Jane ift. at børneholdene oprettes i Conventus.

 

3. Årshul

Der er lukket mandag i uge 8 kl. 05-15 da centeret skal gøres rent.

 

4. Kasserer

Der er plus på kontoen og aktuelt er der 465 medlemmer.

 

5. Nyt fra udstyr

Løbebånd og cyklet er tjekket for fejl og mangler.
Der ønskes nye stepbænke. Henrik undersøger dette og opbevaring af disse i VKI.
Henrik undersøges ligeledes om det er muligt med en skærm i centeret således man kan se, hvor mange der har bibbet sig ind.

Torsdag den 5 marts 2020 er der tur til Frederikshavn for at se Bodybike.
Romaskinen i centeret er slidt og der købes en ny – Henrik undersøger.

 

6. Instruktør

Der arbejdes med en løsning omkring timer i centeret og hvordan disse kan lægges.
Dette for at vi fremadrettet kan arrangere flere aftentider.

 

7. Sponsor

REMA1000 Vodskov vil gerne være sponsor.
Karen Lisbeth gennemgår alle sponsorkontrakter.

 

8. Aktiviteter

Der er generalforsamling i marts.

 

9. Evt.

Dialog omkring ungdomshold da flere har hørt ønsker omkring hold til de 13-14 årige.
Dette kræver flere instruktører men der arbejdes videre med tiltaget.

 

10. Næste møde

Generalforsamling 17 marts. 2020.