Referat af bestyrelsesmøde 4. juni 2019

Referat af bestyrelsesmøde

Dato:   04. juni 2019

Tidspunkt: kl. 19-21

Sted: Henrik, Skovstjernevej

Deltagere: Palle, Henrik, Maj-Britt, Trine, Allan, Karen Lisbeth og Jane

Dagsorden.

  1. Valg af referent.
    Jane blev valgt.

  2. Nyt fra formanden.
    Henvender instruktørerne sig til medlemmerne om at de skal huske at bruge sko, spritte af, bruge håndklæde og rydde op efter sig? Tvivl herom.
    Palle sender en venlig mail ud til instruktørerne om, at de skal minde medlemmerne om at rydde op m.v.

  3. Årshjul
    Foreningens fødselsdag: Snart 6-års fødselsdag, der besluttes ikke at gøre  tiltag i den anledning. Tøjindkøb (instruktører og bestyrelse) skal gøres inden august. Rengøring af maskiner: Vi lukker evt. centret i en dags tid.

  4. Nyt fra kassereren.
    Intet nyt. Der er stadigt penge på kontoen.Kasserer har problemer med Aalborg Kommune mht. den blanket vedr. tilskudsregnskab, der skulle indsendes.Ved gennemgang af regnskab ses, at den tidligere instruktør, som ikke har opfyldt sin kontrakt, endnu ikke har tilbagebetalt beløb for instruktørkursus. Vi fastholder kravet og rykker for betaling.Der er problemer med at oplysninger på nye instruktører i foreningen ikke automatisk synkroniseres med DGI, så de kan tilgå kurser. Jane undersøger om instruktørerne er korrekt oprettede i Conventus, da systemet optimalt set burde synkronisere med DGI.
    Ved referatets afslutning har Jane fået løst problemet i Conventus, så oplysningerne skulle tilgå DGI automatisk.  

  5. Nyt fra udstyrsudvalg.
    De sidste stumper fra Pedan er nu ankommet, og er allerede skiftet af Allan. Et medlem spørger til en bestemt løftestang (Olympic safety squat bar), som hendes søn gerne vil benytte til træning. Det besluttes at denne indkøbes. Spinningtrænerne har været på kursus og har fået et ½ års prøvetid på et nyt program som passer til Bodybike App. Det er et relativt dyrt program, som også kræver en PC i spinninglokalet samt musiktjenesten Spotify. Pris for programmet kommer oveni det vi allerede giver for nuværende program til skærmen i spinninglokalet. Allan prøver at finde ud af lidt flere oplysninger i forhold evt. PC-størrelse, grafikkort m.v. Et medlem, som har indgående kendskab til IT, spørges.Annette, som har solgt os de nye cykler, tilbyder at afholde kursus for spinninginstruktørerne. Henrik sender et forslag til Allan.

  6. Nyt fra instruktørudvalg.
    Ved sidste møde havde vi 2 potentielle instruktører. Den ene, Michael, er næsten færdig med uddannelsen.  Den anden hoppede fra. Det er småt med introtider i centret over sommeren. Det besluttes at Jane tilføjer i den standardmail, der udsendes, når nøglebrikken er lavet, at Maj-Britt kan kontaktes, hvis man ikke kan finde tider at bookes sig på via hjemmesiden. Henrik giver besked til webmaster Sikem, om at det også bør fremgå på hjemmesiden. Hjemmesiden trænger til opdatering. Helle Lydholm har tilbudt hjælp til redigering at hjemmesiden. Jaeanne har problemer med at tilgå Exorlive. Ingen andre har antydet problemer hermed. Jane undersøger, om vi har for mange instruktører tilføjet så maks. er nået og får tyndet ud i listen.

  7. Nyt fra sponsorudvalg.
    Hovedsponsor er Nordjyske Bank, som nu er en del af Ringkjøbing Landbobank. Karen Lisbeth forhører sig hos den nye bankdirektør, om de fortsat ønsker at være hovedsponsor.
    Trine tjekker op på, om alle sponsorer har betalt.

  8. Aktiviteter.
    Spinning drosler ned for sommerperioden. Starter op igen til august. I mellemtiden henvises til ”Spinning-skærmen” i centret.Efter bestyrelsesmøde er der sket dét, at Allan er blevet skadet og må holde en lidt længere pause som spinninginstruktør. Vi ønsker en god bedring til Allan.
    Yoga er desværre taget af programmet, da Birgitte har valgt at stoppe som yogainstruktør. Maj-Britt udfærdiges en mail til medlemmerne, om nogen kunne tænke sig at være ny yogainstruktør. Kontinuitet er dog alfa og omega og dette er et ufravigeligt krav til evt. ny instruktør.

  9. Eventuelt.
    Der spørges til, om vi har klistermærke på dør til centret om at der er kameraovervågning? Det er der.

    Forespørgsel angående hvorfor vi ikke tillader medlemmer på 14 år at træne i centret (ligesom de gør i Vestbjerg). Svaret er, at vi blot følger reglementet, der er gældende for foreningsfitness.  

Næste møde
Tirsdag, 20. august kl.19.00 ved Allan

Bestyrelsesmøde 20. august 2019

Referat af bestyrelsesmøde VFF 20.08.2019

Dato:                    20.08.2019.

Tidspunkt:            kl. 19.00 – ca 21.00

Sted:                    Allan Brorsonsvej , Vodskov

Deltagere:            Palle Erik Hassing (PH).           Formand

                             Henrik Jørgensen (HJ).            Næstformand 

                             Karen Lisbeth (KL)                   Sponsor ansvarlig

                             Maj-BrittSerbian (MS)               Instruktør ansvarlig 

                             Jane Damkjær (JD)                  Medlems support

                             Allan Revsbech (AR) Ref.        Spinning ansvarlig

                             Trine Thomsen (TT)                 Kasser

                                    

Afbud:                    Maj Britt Serbian

                              Trine Thomsen                                 

                                    

Dagsorden.

  1. Valg af referent.
    1. AR valgt til referent. 
  1. Nyt fra formanden. 
    1. Der var kommet en henvendelse fra et medlem der,  kunne tænke sig at blive instruktør. Der er også kommet en henvendelse fra en anden instruktør der gerne vil hjælpe.
    2. Bestyrelsen vil gerne holde et sessions opstarts møde for fitness instruktørerne inden de næste 4 uger. 
  1. Årshjul.
    1. September: 
      1. Åbent hus det udskydes til 12 januar. Hvor der er  DGI Fitness Tryday. Det afholdes kl. 11 – 14 på denne dag. HJ. Booker stemnings salen. 
      2. Rengøring af maskiner. Udføres at bestyrelsen og inviterede instruktører med spisning. Centeret lukkes denne dag.
      3. Centeret udfører hovedrengøring af selve lokalet. Palle bestiller i centeret. Uge 42
    2. Oktober.

 

  1. Nyt fra kassereren. 
    1. Der er stadig + på bogen.
    2. Der er ca. 372 betalende medlemmer.
    3. Der skal findes en nye kasser. For Trine holder op til generalforsamlinger. Bestyrelsen gennemgår går medlemmerne, for at se om der skulle være egnede emner til ny kasser. Navne forslag til næste møde.

  

  1. Nyt fra udstyrsudvalg. 
    1. Der mangler en ny pude til en træk til ryg maskine
    2. Der arbejdes videre med Cykleprogram og PC og program. Henrik og Allan arbejder videre.
    3. Der kigges på nyt løbebåndet i det nye år.

 

  1. Nyt fra instruktørudvalg.
    1. Michael  er startet som ny fitness instruktør.
    2. Der påtænkes at opstarte et hold for 14 – 15 årlige. HJ snakker med Betina om konceptet.

 

  1. Nyt fra sponsorudvalg. 
    1. Der arbejdes med nye sponsorer.

 

  1. Aktiviteter.
    1. Der opstartes Bodytoning hold d. 4 september.  Opstart kan følges på facebook. 
    2. Der afholdes åbent instruktørmøde d. 12. Sep. Kl. 17.30. HJ kontakter kroen for spisning.  Tilmelding til Palle. 

 

  1. Eventuelt.
    1. Opdatering af hjemmeside. HJ kontakter Helle L og SIKEM
    2. Opslag af instruktører og bestyrelse i centeret med billeder og  tekst.
    3. Evt. Fast dag til nøgle udlevering til de nye medlemmer der kun skal have brik.

 

  1. Næste møde.
    1. Næste møde er 12. 09. 2019 på Kroen. Kl. 17.30. Sammen med instruktører.

Referat af generalforsamling 26. marts 2019

Dato:                    26 Marts 2019

Tidspunkt:            kl. 19.00 – 20.30

Sted:                    Vodskov Hallen

Deltagere:            Palle Erik Hassing (PH). 

                             Henrik Jørgensen (HJ). 

                             Karen Lisbeth (KL)

                             Maj-BrittSerbian (MS) 

  Jane Damkjær (JD)

  Allan Revsbech (AR) Referent

Afbud:                     Ingen

Instruktører:            Casper og Birgitte.  5 medlemmer.  15 i alt til mødet.

Dagsorden.

  1. Valg af referent.
    1. Birgitte Hassing blev valgt til dirigent.

  2. Formanden beretning
    1. Palle Hassing fremlagde års beretning. Det har været et godt år med stabil medlemstilslutning
    2. Der er ca. 460 helårsmedlemmer. 
    3. Det er startet et nyt hold tilbud i Bodytoning og Yoga.  Med ændret tilmelding model.
    4. Der blev indkøbt 11 nye spinning stykker og 3 nye maskiner til fitness centeret. 
    5. Der blev takket til bestyrelsen for det gode arbejde.

  3. Økonomi
    1. Trine fremlagde resultatopgørelsen og balance. Der er medlems fremgang hvilket også kan ses på resultatet og balance. 
    2. Der blev udleveret kopi af resultat og balance for 2018 (se vedlagte bilag.)
    3. Selv om der ses stort overskud for 2018 er større dele af pengene, allerede brugt på indkøb af spinningcykler og maskiner først i 2019.

  4. Fastsættelse af kontingent 
    1. Kontingent for 2019 er uændret.

  5. Fremlæggelse af det kommende budget. For 2019
    1. Palle fremlagde budget for 2019. Det blev fremlagt på mødet.  (Se bilag)
    2. Der var ingen spørgsmål til det fremlagte budget.

  6. Indkommende forslag.
    1. Der var ikke kommet nogle forslag

  7. Valg til bestyrelsen
    1. Der var genvalg til Karen Lisbeth, Henrik, og Palle til bestyrelsen.

  8. Suplleant til bestyrelsen.
    1. Anders Jeppesen, Helle Balle blev valgt til suppleanter til bestyrelsen.

  9. Valg af revisor og revisor suplleant.
    1. Per fortsætter og Birgitte Hassing overtager som revisor for IB. Casper Alstrup blev valgt til Revisor Suppleant.

  10. Evt.
    1. HJ. Der var et medlem der havde rost spinningsinstruktørrerne for at undervise i den nye watt funktion på nye spinning cykler.
    2. Lars have fået en meldings om at hans data, var blevet for gamle og skulle fornyes.
    3. Spørgsmål: Kan man se nogle steder hvor mange af medlemmerne der rent faktisk bruger deres abonnement.  HJ svarede. Der er ikke noget at vi ser efter.
    4. KL. opfordrede medlemmer til at komme med forslag til aktiviteter, der kan afholdes i foreningens regi - det er jo medlemmernes forening.
    5. Forslag: Om man kunne få tilskud, til at købe nogle forenings T shirt.  PH. Det er der ikke planer om p.t.
    6. Der er forslag om at der kunne køres nogle emne dage /  i forening. F.eks. ”Dødløft dag” hvor der f.eks.  er inviteret en instruktør fra en styrkeløfter klub, der kunne pudse medlemmernes stil af. Eller noget tilsvarende.