Referat af bestyrelsesmøde VFF 05.11.2019

Dato:              05.11.2019.

Tidspunkt:     kl. 19.00 – ca 21.00

Sted:             Karen Lisbeth, Vodskov

Deltagere:
Palle Erik Hassing (PH). Formand
Henrik Jørgensen (HJ).  Næstformand
Karen Lisbeth (KL)         Sponsor ansvarlig
Maj-Britt Serbian (MS)    Instruktør ansvarlig
Jane Damkjær (JD)        Medlems support
Allan Revsbech (AR)      Ref. Spinning ansvarlig
Trine Thomsen (TT)       Kasser

Afbud: Trine Thomsen


Dagsorden.

1. Valg af referent.

  1. AR valgt til referent.

2. Nyt fra formanden.

  1. Der har være en instruktør der ikke har opfyldt sin kontrakt. Det blev overvejet hvad der skulle tages af videre skridt og om der skal ændres kontrakter til instruktører. Det skal ikke tages yderligere skridt i sagen. Den blev derfor afsluttet.
  2. Der er blevet orienteret om at reglementet vedr. anvendelse af talkum, magnesium er blevet forbudt i centeret. Der bliver sendt nyt mail ud til alle medlemmer, med denne information.
  3. Der kommet en mail fra et medlem, med en del forslag. Mailen blev gennemgået: Der var forslag om at håndklæde reglen skal fjernes = Det blev besluttet at håndklæde reglen bevares.
    Der var forslag om tungere håndvægte = Der kommer ikke tungere håndvægte.
    Der var forslag om musik skal slukkes eller være lavere. = Musik bevares men på moderat niveau.
    Forslag om solfilm = Der er ikke muligt at monteret solfilm dette er undersøgt før.
    Der er forslag om nye maskiner = arbejdes der videre med dette forslag sammen med de instruktørerne.
  4. Der er kommet klager, over at der er nogen der kan booke flere flere gange end 10 f.eks i spinning. Det skal kun være muligt at booke 10 tider, ligegyldigt hvem det er.
    Forslag om at købe flere cykler. Der er kun få der ikke er kommet på hold. Så der bliver ikke tilkøbt, ekstra cykler p.t.
  5. Der er forslag, om et børne hold i skolens hal, Der var positiv stemning omkring holdet. Det prøves startes op omkring januar. Palle aftaler med instruktør for opstart. Pris og alder skal fastlæges. Der er 4 instruktører koblet på holdet.

3. Årshjul.

  1. Januar:
    Åbent hus det udskydes til 12 januar. Hvor der er DGI Fitness Tryday. Det afholdes kl. 11 – 14 på denne dag. HJ. Booker stemningssalen. AR sørger for spinning instruktører til små events. Sørge for Betina med Bodytoning. Der ud over 3 fra bestyrelsen.

  2. Januar:
    Rengøring af maskiner spinning cykler. Udføres at bestyrelsen og inviterede instruktører med spisning. Centeret lukkes denne dag. januar. d. 26. kl. 10 - 14

4. Nyt fra kassereren.

  1. Der er stadig + på bogen.
  2. Der er ca. 444 betalende medlemmer.
  3. Der skal findes en ny kasser. For Trine holder op til generalforsamlinger. Bestyrelsen gennemgår medlemmerne, for at se om der skulle være egnede emner til ny kasser. Der arbejdes stadig med en ny kasser.

5. Nyt fra udstyrsudvalg.

  1. Der indkøbes udstyr til Bodytoning. HJ. indkøber Støt vores sponsorer

6. Nyt fra instruktørudvalg.

  1. Jens B. Starter som Spinning instruktør.
  2. Line M. Stater måske som spinning instruktør igen.
  3. Der bliver oprettet flere spinninghold. Der er møde med spinninggruppen i morgen.

7. Nyt fra sponsorudvalg.

  1. Penny Lane er ny sponsor

8. Aktiviteter.

  1. Trydag 12 januar. 11 – 14. Spinninghold oprettes AR opretter spinning med 30 min. Interval. og helst bodytoning, Måske også børnehold.

9. Eventuelt.

  1. Der er kommet en henvendelse. Fra cykelklubben omkring et lukket spinning hold. Cykelklubben skal have en rundvisning.
  2. Ny intro mail. Når et medlem melder sig ind.
  3. Skilt på døren “ Velkommen til VFF” og på gulv ved indgang. Husk håndklæde, Husk sko.

 

Referat af åbent bestyrelsesmøde VFF 12.09.019

Referat af åbent bestyrelsesmøde VFF 12.09.019

 

Dato:                    12.09.2019.

Tidspunkt:            kl. 17.00 – ca. 19.30

Sted:                     Vodskov Kro.

Deltagere:             Palle Erik Hassing (PH).           Formand

                              Henrik Jørgensen (HJ).             Næstformand 

                              Karen Lisbeth (KL)                    Sponsor ansvarlig

                              Maj-Britt Serbian (MS)             Instruktør ansvarlig 

                              Jane Damkjær (JD)                    Medlems support

                              Allan Revsbech (AR) Ref.         Spinning ansvarlig

                              Trine Thomsen (TT)                 Kasser

                              Instruktører::

                              Bruno B. Thomsen

                              Helle Lydholm

                              Jan Levin

                              Casper B. Alstrup

                              Line Møller

                              Michael Baadstrup

                              Michael Michael Petermann

                              Mark L Castello                           

                                    

Afbud:                       Maj Britt Serbian ( Bestyrelsen )

                                    Trine Thomsen( Bestyrelsen )

                                                                                                  

                                    

Dagsorden.

  1. Valg af referent.
    1. AR valgt til referent.

  1. Nyt fra formanden. 
    1. Der bliver afholdt fitness Tryday jan 12. 2020  kl.  11- 14
    2. Tøjordning. Der er aftale med LIMA sport i Hjallerup. Der 25 % på sportstøjet. Der er mulighed for at få tryk på i Hjallerup. Ellers der er der mulighed for at købe andre steder og aflevere kvittering til Trine. Max 1000 kr. pr person. VFF betaler tryk på tøj.
    3. Der kommer en fælles rengøringsdag i centeret. Det er rengøring af maskiner. Afsluttende med spisning. Dato tilgår
    4. Der er forslag for en fælles periode for fælles nøgle udlevering. Der er flere der synes andet var en god ide. Bruno holder nøgle udlevering, tirsdage 16 – 17. Alternativt kan kontakte på instruktører på Facebook
    5. Venteliste på fitnessinstruktør, sløjfes. Der skal ikke længere være mulighed for at komme på venteliste, såfremt der er booket en i forvejen.
    6. Der er forslag om at der skal køres en kampagne om at at der skal bruges, håndklæde, sko og afspritning samt oprydning. Ved modvilje mod at følge ordensreglerne, kan der foretages en udvisning af medlemmet.
    7. Anvendelse af våd og tør talkum. Det indføjes forbud i ordensreglerne. Der oprettes nye reviderede ordensregler der sendes ude til alle medlemmer på conventus
    8. Instruktørerne påpeger hvergang et eller flere medlemmer ikke overholder reglerne. Selvfølgeligt på en venlig måde. 
    9. Der er brug for at der er billeder af instruktører, i centeret således at medlemmerne kan se hvem der er instruktører og bestyrelse.  Der ramme op med billeder i centeret,
    10. Der er behov for at se hvilke medlemmer der bipper sig ind, Kommer ny pc hvor det bliver nemmere at tjekke hvem der har logget ind.
    11. Mark foreslog at der et par gange om året, prøvede hinandens hold således at instruktørene ved hvad de andre hold går ud på..
    12. ER der ledige tider i stemnings salen. HJ tjekker op og melder tilbage. 
    13. Der er problemer med exorlive. ? Jane har opdateret hvem der har adgang. Så det skulle gerne køre igen. 
    14. Helle L. vil gerne være behjælpelig med noget nyt tekt til hjemme side. Helle L. Gennemlæser hjemmesider, tekster og kommer med noget revideret gennemskrivning  af teksterne. Til HJ på mail
    15. Mark vil gerne tage nogle nye billeder der er opdateret af centeret. OK. Mark sender billeder til HJ for opdatering af hjemmeside
    16. HJ foreslog en lille film fra spinning.  Hvor der viser hvad udstyr vi har til hjemme siden.  OK det prøver vi når det nye grej er på plads.
    17. Der søges en afløser til Betinas hold.  Mark vil muligvis afløse. Fra d. 10 nov - 3 Dec. 
    18. Evt. 
  1. Michael vil gerne lave et lille hold med en 4 – 6 personer på. En form for personlig træning med snå hold. Michael skriver et ideoplæg og sender til bestyrelsen også med behov for udstyr og evt. andet.
  2. Helle vil gerne vil lave nogle for børn.  HL skriver et ideoplæg og sender til bestyrelsen også med behov for udstyr og evt. andet. Evt. behov for lokaler om vintereren.

Referat af bestyrelsesmøde 4. juni 2019

Referat af bestyrelsesmøde

Dato:   04. juni 2019

Tidspunkt: kl. 19-21

Sted: Henrik, Skovstjernevej

Deltagere: Palle, Henrik, Maj-Britt, Trine, Allan, Karen Lisbeth og Jane

Dagsorden.

  1. Valg af referent.
    Jane blev valgt.

  2. Nyt fra formanden.
    Henvender instruktørerne sig til medlemmerne om at de skal huske at bruge sko, spritte af, bruge håndklæde og rydde op efter sig? Tvivl herom.
    Palle sender en venlig mail ud til instruktørerne om, at de skal minde medlemmerne om at rydde op m.v.

  3. Årshjul
    Foreningens fødselsdag: Snart 6-års fødselsdag, der besluttes ikke at gøre  tiltag i den anledning. Tøjindkøb (instruktører og bestyrelse) skal gøres inden august. Rengøring af maskiner: Vi lukker evt. centret i en dags tid.

  4. Nyt fra kassereren.
    Intet nyt. Der er stadigt penge på kontoen.Kasserer har problemer med Aalborg Kommune mht. den blanket vedr. tilskudsregnskab, der skulle indsendes.Ved gennemgang af regnskab ses, at den tidligere instruktør, som ikke har opfyldt sin kontrakt, endnu ikke har tilbagebetalt beløb for instruktørkursus. Vi fastholder kravet og rykker for betaling.Der er problemer med at oplysninger på nye instruktører i foreningen ikke automatisk synkroniseres med DGI, så de kan tilgå kurser. Jane undersøger om instruktørerne er korrekt oprettede i Conventus, da systemet optimalt set burde synkronisere med DGI.
    Ved referatets afslutning har Jane fået løst problemet i Conventus, så oplysningerne skulle tilgå DGI automatisk.  

  5. Nyt fra udstyrsudvalg.
    De sidste stumper fra Pedan er nu ankommet, og er allerede skiftet af Allan. Et medlem spørger til en bestemt løftestang (Olympic safety squat bar), som hendes søn gerne vil benytte til træning. Det besluttes at denne indkøbes. Spinningtrænerne har været på kursus og har fået et ½ års prøvetid på et nyt program som passer til Bodybike App. Det er et relativt dyrt program, som også kræver en PC i spinninglokalet samt musiktjenesten Spotify. Pris for programmet kommer oveni det vi allerede giver for nuværende program til skærmen i spinninglokalet. Allan prøver at finde ud af lidt flere oplysninger i forhold evt. PC-størrelse, grafikkort m.v. Et medlem, som har indgående kendskab til IT, spørges.Annette, som har solgt os de nye cykler, tilbyder at afholde kursus for spinninginstruktørerne. Henrik sender et forslag til Allan.

  6. Nyt fra instruktørudvalg.
    Ved sidste møde havde vi 2 potentielle instruktører. Den ene, Michael, er næsten færdig med uddannelsen.  Den anden hoppede fra. Det er småt med introtider i centret over sommeren. Det besluttes at Jane tilføjer i den standardmail, der udsendes, når nøglebrikken er lavet, at Maj-Britt kan kontaktes, hvis man ikke kan finde tider at bookes sig på via hjemmesiden. Henrik giver besked til webmaster Sikem, om at det også bør fremgå på hjemmesiden. Hjemmesiden trænger til opdatering. Helle Lydholm har tilbudt hjælp til redigering at hjemmesiden. Jaeanne har problemer med at tilgå Exorlive. Ingen andre har antydet problemer hermed. Jane undersøger, om vi har for mange instruktører tilføjet så maks. er nået og får tyndet ud i listen.

  7. Nyt fra sponsorudvalg.
    Hovedsponsor er Nordjyske Bank, som nu er en del af Ringkjøbing Landbobank. Karen Lisbeth forhører sig hos den nye bankdirektør, om de fortsat ønsker at være hovedsponsor.
    Trine tjekker op på, om alle sponsorer har betalt.

  8. Aktiviteter.
    Spinning drosler ned for sommerperioden. Starter op igen til august. I mellemtiden henvises til ”Spinning-skærmen” i centret.Efter bestyrelsesmøde er der sket dét, at Allan er blevet skadet og må holde en lidt længere pause som spinninginstruktør. Vi ønsker en god bedring til Allan.
    Yoga er desværre taget af programmet, da Birgitte har valgt at stoppe som yogainstruktør. Maj-Britt udfærdiges en mail til medlemmerne, om nogen kunne tænke sig at være ny yogainstruktør. Kontinuitet er dog alfa og omega og dette er et ufravigeligt krav til evt. ny instruktør.

  9. Eventuelt.
    Der spørges til, om vi har klistermærke på dør til centret om at der er kameraovervågning? Det er der.

    Forespørgsel angående hvorfor vi ikke tillader medlemmer på 14 år at træne i centret (ligesom de gør i Vestbjerg). Svaret er, at vi blot følger reglementet, der er gældende for foreningsfitness.  

Næste møde
Tirsdag, 20. august kl.19.00 ved Allan