Referat af åbent bestyrelsesmøde VFF 12.09.019

Referat af åbent bestyrelsesmøde VFF 12.09.019

 

Dato:                    12.09.2019.

Tidspunkt:            kl. 17.00 – ca. 19.30

Sted:                     Vodskov Kro.

Deltagere:             Palle Erik Hassing (PH).           Formand

                              Henrik Jørgensen (HJ).             Næstformand 

                              Karen Lisbeth (KL)                    Sponsor ansvarlig

                              Maj-Britt Serbian (MS)             Instruktør ansvarlig 

                              Jane Damkjær (JD)                    Medlems support

                              Allan Revsbech (AR) Ref.         Spinning ansvarlig

                              Trine Thomsen (TT)                 Kasser

                              Instruktører::

                              Bruno B. Thomsen

                              Helle Lydholm

                              Jan Levin

                              Casper B. Alstrup

                              Line Møller

                              Michael Baadstrup

                              Michael Michael Petermann

                              Mark L Castello                           

                                    

Afbud:                       Maj Britt Serbian ( Bestyrelsen )

                                    Trine Thomsen( Bestyrelsen )

                                                                                                  

                                    

Dagsorden.

  1. Valg af referent.
    1. AR valgt til referent.

  1. Nyt fra formanden. 
    1. Der bliver afholdt fitness Tryday jan 12. 2020  kl.  11- 14
    2. Tøjordning. Der er aftale med LIMA sport i Hjallerup. Der 25 % på sportstøjet. Der er mulighed for at få tryk på i Hjallerup. Ellers der er der mulighed for at købe andre steder og aflevere kvittering til Trine. Max 1000 kr. pr person. VFF betaler tryk på tøj.
    3. Der kommer en fælles rengøringsdag i centeret. Det er rengøring af maskiner. Afsluttende med spisning. Dato tilgår
    4. Der er forslag for en fælles periode for fælles nøgle udlevering. Der er flere der synes andet var en god ide. Bruno holder nøgle udlevering, tirsdage 16 – 17. Alternativt kan kontakte på instruktører på Facebook
    5. Venteliste på fitnessinstruktør, sløjfes. Der skal ikke længere være mulighed for at komme på venteliste, såfremt der er booket en i forvejen.
    6. Der er forslag om at der skal køres en kampagne om at at der skal bruges, håndklæde, sko og afspritning samt oprydning. Ved modvilje mod at følge ordensreglerne, kan der foretages en udvisning af medlemmet.
    7. Anvendelse af våd og tør talkum. Det indføjes forbud i ordensreglerne. Der oprettes nye reviderede ordensregler der sendes ude til alle medlemmer på conventus
    8. Instruktørerne påpeger hvergang et eller flere medlemmer ikke overholder reglerne. Selvfølgeligt på en venlig måde. 
    9. Der er brug for at der er billeder af instruktører, i centeret således at medlemmerne kan se hvem der er instruktører og bestyrelse.  Der ramme op med billeder i centeret,
    10. Der er behov for at se hvilke medlemmer der bipper sig ind, Kommer ny pc hvor det bliver nemmere at tjekke hvem der har logget ind.
    11. Mark foreslog at der et par gange om året, prøvede hinandens hold således at instruktørene ved hvad de andre hold går ud på..
    12. ER der ledige tider i stemnings salen. HJ tjekker op og melder tilbage. 
    13. Der er problemer med exorlive. ? Jane har opdateret hvem der har adgang. Så det skulle gerne køre igen. 
    14. Helle L. vil gerne være behjælpelig med noget nyt tekt til hjemme side. Helle L. Gennemlæser hjemmesider, tekster og kommer med noget revideret gennemskrivning  af teksterne. Til HJ på mail
    15. Mark vil gerne tage nogle nye billeder der er opdateret af centeret. OK. Mark sender billeder til HJ for opdatering af hjemmeside
    16. HJ foreslog en lille film fra spinning.  Hvor der viser hvad udstyr vi har til hjemme siden.  OK det prøver vi når det nye grej er på plads.
    17. Der søges en afløser til Betinas hold.  Mark vil muligvis afløse. Fra d. 10 nov - 3 Dec. 
    18. Evt. 
  1. Michael vil gerne lave et lille hold med en 4 – 6 personer på. En form for personlig træning med snå hold. Michael skriver et ideoplæg og sender til bestyrelsen også med behov for udstyr og evt. andet.
  2. Helle vil gerne vil lave nogle for børn.  HL skriver et ideoplæg og sender til bestyrelsen også med behov for udstyr og evt. andet. Evt. behov for lokaler om vintereren.

Referat af bestyrelsesmøde 4. juni 2019

Referat af bestyrelsesmøde

Dato:   04. juni 2019

Tidspunkt: kl. 19-21

Sted: Henrik, Skovstjernevej

Deltagere: Palle, Henrik, Maj-Britt, Trine, Allan, Karen Lisbeth og Jane

Dagsorden.

  1. Valg af referent.
    Jane blev valgt.

  2. Nyt fra formanden.
    Henvender instruktørerne sig til medlemmerne om at de skal huske at bruge sko, spritte af, bruge håndklæde og rydde op efter sig? Tvivl herom.
    Palle sender en venlig mail ud til instruktørerne om, at de skal minde medlemmerne om at rydde op m.v.

  3. Årshjul
    Foreningens fødselsdag: Snart 6-års fødselsdag, der besluttes ikke at gøre  tiltag i den anledning. Tøjindkøb (instruktører og bestyrelse) skal gøres inden august. Rengøring af maskiner: Vi lukker evt. centret i en dags tid.

  4. Nyt fra kassereren.
    Intet nyt. Der er stadigt penge på kontoen.Kasserer har problemer med Aalborg Kommune mht. den blanket vedr. tilskudsregnskab, der skulle indsendes.Ved gennemgang af regnskab ses, at den tidligere instruktør, som ikke har opfyldt sin kontrakt, endnu ikke har tilbagebetalt beløb for instruktørkursus. Vi fastholder kravet og rykker for betaling.Der er problemer med at oplysninger på nye instruktører i foreningen ikke automatisk synkroniseres med DGI, så de kan tilgå kurser. Jane undersøger om instruktørerne er korrekt oprettede i Conventus, da systemet optimalt set burde synkronisere med DGI.
    Ved referatets afslutning har Jane fået løst problemet i Conventus, så oplysningerne skulle tilgå DGI automatisk.  

  5. Nyt fra udstyrsudvalg.
    De sidste stumper fra Pedan er nu ankommet, og er allerede skiftet af Allan. Et medlem spørger til en bestemt løftestang (Olympic safety squat bar), som hendes søn gerne vil benytte til træning. Det besluttes at denne indkøbes. Spinningtrænerne har været på kursus og har fået et ½ års prøvetid på et nyt program som passer til Bodybike App. Det er et relativt dyrt program, som også kræver en PC i spinninglokalet samt musiktjenesten Spotify. Pris for programmet kommer oveni det vi allerede giver for nuværende program til skærmen i spinninglokalet. Allan prøver at finde ud af lidt flere oplysninger i forhold evt. PC-størrelse, grafikkort m.v. Et medlem, som har indgående kendskab til IT, spørges.Annette, som har solgt os de nye cykler, tilbyder at afholde kursus for spinninginstruktørerne. Henrik sender et forslag til Allan.

  6. Nyt fra instruktørudvalg.
    Ved sidste møde havde vi 2 potentielle instruktører. Den ene, Michael, er næsten færdig med uddannelsen.  Den anden hoppede fra. Det er småt med introtider i centret over sommeren. Det besluttes at Jane tilføjer i den standardmail, der udsendes, når nøglebrikken er lavet, at Maj-Britt kan kontaktes, hvis man ikke kan finde tider at bookes sig på via hjemmesiden. Henrik giver besked til webmaster Sikem, om at det også bør fremgå på hjemmesiden. Hjemmesiden trænger til opdatering. Helle Lydholm har tilbudt hjælp til redigering at hjemmesiden. Jaeanne har problemer med at tilgå Exorlive. Ingen andre har antydet problemer hermed. Jane undersøger, om vi har for mange instruktører tilføjet så maks. er nået og får tyndet ud i listen.

  7. Nyt fra sponsorudvalg.
    Hovedsponsor er Nordjyske Bank, som nu er en del af Ringkjøbing Landbobank. Karen Lisbeth forhører sig hos den nye bankdirektør, om de fortsat ønsker at være hovedsponsor.
    Trine tjekker op på, om alle sponsorer har betalt.

  8. Aktiviteter.
    Spinning drosler ned for sommerperioden. Starter op igen til august. I mellemtiden henvises til ”Spinning-skærmen” i centret.Efter bestyrelsesmøde er der sket dét, at Allan er blevet skadet og må holde en lidt længere pause som spinninginstruktør. Vi ønsker en god bedring til Allan.
    Yoga er desværre taget af programmet, da Birgitte har valgt at stoppe som yogainstruktør. Maj-Britt udfærdiges en mail til medlemmerne, om nogen kunne tænke sig at være ny yogainstruktør. Kontinuitet er dog alfa og omega og dette er et ufravigeligt krav til evt. ny instruktør.

  9. Eventuelt.
    Der spørges til, om vi har klistermærke på dør til centret om at der er kameraovervågning? Det er der.

    Forespørgsel angående hvorfor vi ikke tillader medlemmer på 14 år at træne i centret (ligesom de gør i Vestbjerg). Svaret er, at vi blot følger reglementet, der er gældende for foreningsfitness.  

Næste møde
Tirsdag, 20. august kl.19.00 ved Allan

Bestyrelsesmøde 20. august 2019

Referat af bestyrelsesmøde VFF 20.08.2019

Dato:                    20.08.2019.

Tidspunkt:            kl. 19.00 – ca 21.00

Sted:                    Allan Brorsonsvej , Vodskov

Deltagere:            Palle Erik Hassing (PH).           Formand

                             Henrik Jørgensen (HJ).            Næstformand 

                             Karen Lisbeth (KL)                   Sponsor ansvarlig

                             Maj-BrittSerbian (MS)               Instruktør ansvarlig 

                             Jane Damkjær (JD)                  Medlems support

                             Allan Revsbech (AR) Ref.        Spinning ansvarlig

                             Trine Thomsen (TT)                 Kasser

                                    

Afbud:                    Maj Britt Serbian

                              Trine Thomsen                                 

                                    

Dagsorden.

  1. Valg af referent.
    1. AR valgt til referent. 
  1. Nyt fra formanden. 
    1. Der var kommet en henvendelse fra et medlem der,  kunne tænke sig at blive instruktør. Der er også kommet en henvendelse fra en anden instruktør der gerne vil hjælpe.
    2. Bestyrelsen vil gerne holde et sessions opstarts møde for fitness instruktørerne inden de næste 4 uger. 
  1. Årshjul.
    1. September: 
      1. Åbent hus det udskydes til 12 januar. Hvor der er  DGI Fitness Tryday. Det afholdes kl. 11 – 14 på denne dag. HJ. Booker stemnings salen. 
      2. Rengøring af maskiner. Udføres at bestyrelsen og inviterede instruktører med spisning. Centeret lukkes denne dag.
      3. Centeret udfører hovedrengøring af selve lokalet. Palle bestiller i centeret. Uge 42
    2. Oktober.

 

  1. Nyt fra kassereren. 
    1. Der er stadig + på bogen.
    2. Der er ca. 372 betalende medlemmer.
    3. Der skal findes en nye kasser. For Trine holder op til generalforsamlinger. Bestyrelsen gennemgår går medlemmerne, for at se om der skulle være egnede emner til ny kasser. Navne forslag til næste møde.

  

  1. Nyt fra udstyrsudvalg. 
    1. Der mangler en ny pude til en træk til ryg maskine
    2. Der arbejdes videre med Cykleprogram og PC og program. Henrik og Allan arbejder videre.
    3. Der kigges på nyt løbebåndet i det nye år.

 

  1. Nyt fra instruktørudvalg.
    1. Michael  er startet som ny fitness instruktør.
    2. Der påtænkes at opstarte et hold for 14 – 15 årlige. HJ snakker med Betina om konceptet.

 

  1. Nyt fra sponsorudvalg. 
    1. Der arbejdes med nye sponsorer.

 

  1. Aktiviteter.
    1. Der opstartes Bodytoning hold d. 4 september.  Opstart kan følges på facebook. 
    2. Der afholdes åbent instruktørmøde d. 12. Sep. Kl. 17.30. HJ kontakter kroen for spisning.  Tilmelding til Palle. 

 

  1. Eventuelt.
    1. Opdatering af hjemmeside. HJ kontakter Helle L og SIKEM
    2. Opslag af instruktører og bestyrelse i centeret med billeder og  tekst.
    3. Evt. Fast dag til nøgle udlevering til de nye medlemmer der kun skal have brik.

 

  1. Næste møde.
    1. Næste møde er 12. 09. 2019 på Kroen. Kl. 17.30. Sammen med instruktører.