Referat af bestyrelsesmøde

Dato:              26. august 2020

Tidspunkt:   kl. 19-21

Sted:              Stillesalen, VKI

Deltagere:      Palle, Henrik, Maj-Britt, Karen Lisbeth, Helle og Jane (Afbud fra Allan)

Dagsorden.

1. Valg af referent:
   Jane blev valgt.
2. Nyt fra formanden:
   Det er blevet påpeget, at man pga. Corona-risiko ikke må at bade i hallens badeværelser, da det kræver ekstra rengøring. Vi gør ikke noget i den forbindelse – hallen må gøre tiltag i den forbindelse.
   Vi tilbyder kompensation for Corona-lukningen i form af en gratis måned tillagt de aktive abonnementer pr. 01.09.2020. Det er blevet skrevet ud til medlemmerne. Kun 1 kommentar hertil på Facebook ellers intet.
   Der bliver snydt med sko og håndklæder i centret. Palle opfordrer til at alle såvel instruktører som medlemmer af bestyrelsen hjælper med til at håndhæve reglerne.
3. Årshjul:
   Timetælling: Henrik laver en statistik til fremlæggelse ved næste bestyrelsesmøde.
   Tøjordning til medlemmer af bestyrelse og instruktører forventes at fortsætter i år. Vores samarbejdsaftale med Sportigan i Hjallerup er ophørt. Vi vil prøve at få en aftale i stand med ny butik senere. Der vil blive meldt ud, når man igen har lov at anskaffe tøj på foreningens regning.
4. Nyt fra kassereren:
   Helle er tiltrådt som ny kasserer efter Trine. Hun har netop fået nemID og er ved at danne sig et overblik over foreningens regnskab og betaling af sponsorkontrakter. Kan få hjælp af Trine ved problemer.
   Vi skal være opmærksomme på faste udgifter, hvornår de forfalder, om man evt. kan betale for længere perioder.
5. Nyt fra udstyrs udvalg:
   Der hænges snart et stykke plexiglas op mellem løbebåndene, så de begge kan benyttes jf. Corona-forskrifterne.
6. Nyt fra instruktørudvalg:
   Efter Corona-pausen problemer med mangel på instruktørtimer over hele sommeren. Maj-Britt har haft stort arbejde med at besvare forespørgsler og skaffe nye medlemmer tider til intro. Flere instruktører har “meldt pas” af forskellige grunde, hvilket gør, at vi pt. kun har 2-3 instruktører, der opfylder deres kontrakt. Vi skal have klarhed over, hvilke instruktører vi fortsat kan regne med i efteråret og der skal lægges timer ind i kalenderen. Der skal lægges vagtplan ved åbent bestyrelsesmøde/instruktørmøde i september.
   Ny instruktør har tilbudt sig. Har uddannelsen og vil gerne i gang. Henrik kontakter hende mhp. kontrakt.
7. Nyt fra sponsorudvalg:
   Jane laver en mappe på foreningens Google Drev til sponsorkontrakter, så de altid kan findes af bestyrelsen. De nuværende kontrakter skal skannes ind og lægges heri.
8. Aktiviteter:
   Hovedrengøring i uge 42 skal planlægges.
   Palle har tilmeldt foreningen til Fitness Try-day igen i januar 2021.
   Åbent bestyrelsesmøde kombineret med instruktørmøde planlægges afholdt 29.09.2020 fra kl. 18-21 på Vodskov Kro. Palle forhører sig på kroen, om det er muligt at booke.
9. Eventuelt:
   Jane døjer fortsat med Conventus i forbindelse med betaling til Bodytoning Holdet. Kontakter Conventus-support påny.
   Midler fra statens hjælpepakker i forbindelse med Corona-lukning: Ikke søgt, da det ikke skønnes at være besværet værd.
   Helle vil gerne forsøge at lægge nogle faste udgifter til betaling pr. PBS, hvilket er helt ok.
10. Næste møde:
    Åbent bestyrelsesmøde 29.09.2020 kl. 18.00 på Vodskov Kro