Referat af bestyrelsesmøde

Dato:  31. oktober 2023
Tidspunkt: kl. 19- ca. 21
Sted:    Jane, Havstokken 3, Vodskov
Deltagere:    Palle, Henrik,Karen Lisbeth, Helle, Anders og Jane

Dagsorden

1. Valg af referent. (Jane)
2. Nyt fra formanden
3. Årshjul
4. Nyt fra kassereren.
5. Nyt fra udstyrsudvalget
6. Nyt fra instruktørudvalget
7. Nyt fra sponsorudvalget
8. Hjemmesiden
9. Aktiviteter
10. Eventuelt
11. Næste møde

Referat

1. Valg af referent:
Punktet udgår og erstattes med nyt punkt; “Gennemgang af seneste mødereferat”.

2. Bank: Vi overvejer at skifte bank i håb om at kunne få en bedre rente på evt. indestående. Palle undersøger muligheder og går i dialog med forskellige banker. Palle har modtaget brev fra 2 medlemmer, som påpeger flere punkter til forbedring: Det var svært at få udleveret nøglebrikker i sommerferien (VFF havde dog via hjemmesiden oplyst om ferielukning), et ur i centret virker ikke/viser ikke korrekt klokkeslæt og det er ikke muligt at få det indstillet, der er fejl på nogle af maskinerne, der mangler et skohorn i centret etc. Palle har svaret med forklaring på kritikken. Halinspektøren har klaget over rod i redskabsrummet, hvor både vi og gymnastikforeningen har opbevaring. Burene spærrer for en brandstige, hvilket ikke er tilladt. Vi mener ikke, at rodet skyldes VFF’s bure, som står på rette plads. Henrik tager en snak med halinspektøren Anders er i fuld gang med at lave en vejledning til, hvordan man anvender Intelligent Cycling på cykelbiografen. Han har snakket med et par brugere, som mener, at det er nemt at anvende programmet. Anders lover vejledningen færdig i løbet af denne uge.

3. Årshjul.
Intet til punktet.

4. Nyt fra kassereren.
Helle har modtaget mail om nogle ændringer, der snart træder i kraft i Conventus. Der er lidt usikkerhed på, hvilke ændringer der er tale om, og hvilke konsekvenser, de får for VFF. Helle videresender mail til resten af bestyrelsen.

5. Nyt fra udstyrsudvalget
Maskinerne er blevet servicerede og alt fungerer. VFF har haft besøg i centret af Pedan, som skulle demonstrere brugen af maskiner for instruktører og interesserede. Kun Bruno mødte op sammen med Henrik. Der er ophængt QR-koder i centret og Henrik har 03.10.2023 videresendt en video vedr. brugen af det nye løbebånd. Instruktørerne har fået det ønskede nye grej. I kommende tid planlægges møde med instruktørerne mhp. at høre ønsker til ny indretning af træningslokalet og udfærdigelse af en prioriteringsliste over, hvad der skal laves om i opstillingen af maskinerne.

6. Nyt fra Instruktørudvalget
Karen Lisbeth har talt med en ung mand, som evt. gerne vil være instruktør. Han har ingen instruktøruddannelse og er blevet tilbudt deltagelse på et sådant. Det har dog ikke kunne lykkedes indtil videre, og Karen Lisbet kontakter ham igen efter nytår. Vi taler lidt om, at der ikke er ret mange hold tilbudt af instruktørerne og om instruktørernes arbejdsindsats. Der er dog ikke den store efterspørgsel efter hold fra de unge medlemmer, som heller vil træne selv og have sporadisk instruktørvejledning. Vi enes om, at det er fint, hvis instruktørerne gør sig synlige i centret, opsøger medlemmerne under deres træning og hjælper med gode råd til træning og træningsmetoder. Puls og styrke-holdet er ikke fuldt booket gang på gang. Vi må forsøge at reklamere mere for holdet. Bettina fra Bodytoning kan evt. henvise til holdet, hvis der er mangel på plads til Bodytoning.
I hverdagen er der forskellige grupper, der mødes og træner sammen i centret. Tidligere episoder, hvor en gruppe var lidt for højrøstede under træningen, måtte påtales. Gruppen har nu rettet ind og alt fungerer nu fint og upåklageligt. Der er stadig billeder og tekst, der skal fjernes/rettes på billedoversigten i centret.

7. Nyt fra sponsorudvalget
Alle sponsoraterne er pt. udløbet. Henrik og Palle er i dialog med evt. kommende sponsorer.

8. Hjemmesiden
Jane og Henrik har haft møde med webmaster Sikem. Hjemmesiden er rettet til og er nu up to date.

9. Aktiviteter
Vi har droppet tryday, da det ikke er besværet værd. Karen Lisbeth snakker med instruktørerne, om de vil arrangere noget sjovt op til jul og nytår i forbindelse med hold.
Vi planlægger at holde en “nytårskur”/et åbent bestyrelsesmøde 26.01.2024. Mødet ønskes afholdt i hallen, hvor vi efter mødet får lidt at spise. Palle snakker med halinspektøren om det kan lade sig gøre på den ønskede dato og laver herefter mail til instruktørerne.

10. Eventuelt
Helle undrer sig over, at spinningholdene ikke er fuldt bookede. Vi har en snak om, hvad der kan ligge til grund herfor. Det nye system med klude i stedet for papir til rengøring af maskiner efter brug fungerer fint. Vi diskuterer evt. forskellige farver på skilte vedr. nye og brugte klude. Gymnastikforeningen har sendt mail med ønske om at de kan benytte stemningssalen 02.03.2024 til opvisning. Bodytoning aflyses denne dag.
Vi har modtaget en mail fra et medlem, som ønsker sig udmeldt, da hun ikke er helt tilfreds med, hvordan tingene fungerer i vores center. Henrik har taget kontakt til hende og spurgt til grunden for udmeldelsen, for at vi kan bruge denne viden til at gøre foreningen bedre.
Der skal tages nye fotos af dagligdagen i VFF til hjemmesiden. Karen Lisbeth vil spørge vores 2 suppleanter til bestyrelsen, som træner flittigt i centret, om de vil tage nogle billeder.
Der har været ønske om spejle ved tårnet til venstre for indgangen til brug i træningsøjemed. Vi har indhentet tilbud på opsætning af spejle men har vedtaget, at det afventer til først i det nye år, hvor vi skal møde med instruktørerne om evt. ny indretning af træningscentret og evt. anskaffelse af nye maskiner.
Karen Lisbeth har påtalt overfor en gruppe unge medlemmer, at man ikke må snyde sig ind uden nøglebrik og gjort det klart for dem, at konsekvensen ved at snyde sig selv eller andre ind er bortvisning og karantæne i 2 år.

11. NÆSTE MØDE:
TIRSDAG 05.12.2023 kl. 19.00 hos Anders, Tusborgvej 36.