Referat af bestyrelsesmøde

Dato: 10.01.2023
Tidspunkt: kl. 19-21

Sted: Helle

Deltagere: Palle, Henrik,Karen Lisbeth, Helle, Allan, Jane og gæst Anders Jeppesen

Dagsorden

1. Valg af referent:
   Jane blev valgt.
2. Nyt fra formanden:
   Vi har skrevet ud og appelleret til medlemmerne om, at de/vi skal have fokus på at huske at slukke lyset for at spare strøm. Dette er fortsat aktuelt. Vi snakker om, om man fra hallens siden’’ måske kunne installere en timer, så lyset tænder, når der er nogen i lokalet. Det er der ikke truffet beslutning om på nuværende tidspunkt.
   Kriminalforsorgen har fået lavet en samarbejdsaftale med Vodskov Foreningsfitness, så deres beboere kan træne i centret.
3. Årshjul:
   Hovedrengøring i uge 8.
   Generalforsamling i marts. Dato sættes til tirsdag 14.03.2023 kl. 19.00 i Stillecaféen, VKI.
   Try-day lørdag 14.01.2023, hvor man kan prøve cirkeltræning, yoga m.v.
4. Nyt fra kassereren:
   Der er gjort et stort indhug i foreningskontoen til betaling af vores nye maskiner. Pris for udskiftningen ca. 350.000 kr. Foreningen råder dog stadig over et acceptabelt beløb til kommende udgifter, selv om der kommer til at gå nogen tid, før der atter bliver råd til større udskiftninger.
   Medlemsindberetning senest 31.01.2023. Kassereren har nu travlt med at lave regnskab for 2022.
   Aktuelle medlemstal er 426.
5. Nyt fra udstyrs udvalg:
   Nye maskiner blev leveret primo november 2022 og er kommet i brug. Det ønskede nye “grej” er ej købt endnu. Karen Lisbet sender ønsker pr.mail til Henrik, så Henrik kan få det indkøbt snarest. Vippebræt, som står i spinninglokalet” har ødelagt gulv pga. en defekt. Nyt vippebræt ønskes indkøbt.
   Harddisk der er koblet til overvågningen i fitness er “stået af” – ny indkøbes.
   QR-koder, som skal guide til anvendelse af maskinerne skal etableres.
   Vedr. cykelbiografen i spinninglokalet har Pedan opsagt forhandlingen af vores nuværende abonnement. Allan tager kontakt til Pedan mhp. mulighederne for oprettelse af nyt abonnement.
6. Nyt fra instruktørudvalg:
   Vi har fået tilsagn fra et medlem, som gerne vil være instruktør. Han har været instruktør andet steds og har idéer til flere træningstiltag i centret. Han oprettes som instruktør og får tilsendt login til Conventus, + Exorlive.
   Der mangler stadig billeder af flere nye instruktører og kassereren på hjemmesiden og forhenværende skal fjernes. Henrik skal modtage billeder fra de pågældende, så de kan blive sat på hjemmeside + oversigt i centret.
   Spinning instruktør Louise har fundet et kursus i Randers i februar, som hun ønsker at deltage på. Go fra bestyrelsen hertil. VFF skal skal ansøge om tilskud fra kommunen til deltagelsen på kurset.
7. Nyt fra sponsorudvalg:
   Alle vores sponsorkontrakter udløber pr. 31.03.2023.
   Palle foreslår, at Henrik bliver foreningens sponsoransvarlig. Henrik accepterer og står for forhandling og tegning af nye sponsorkontrakter. Jane sender kopi af nuværende kontrakter, gemt på drev, til Henrik.
8. Aktiviteter:
   Tryday og generalforsamling er drøftet under et tidligere punkt.
   Allan foreslår nogle “vedligeholdelsestimer”, hvor 2-3 instruktører gør et par maskiner rene.
   Vi drøfter også muligheden for, som tidligere, at lukke centret et par timer en søndag eftermiddag mhp. at rengøre alle maskiner i centret. Allan finder en dato til dette og der skrives efterfølgende mail ud via Conventus om tidspunkt for lukning af centret den pågældende dag.
9. Eventuelt:
   Mette, som gør rent i VKI, vil gerne, mod at få et frikontingent, være behjælpelig i forhold til opfyldning af sprit og papir og oprydning i centret. Karen Lisbet arbejder videre på denne idé.
   Der er observeret børn under 15 år i centret på forskellige tidspunkter. Det er IKKE tilladt at medbringe børn i fitnesscentret under nogen omstændigheder.
   Talkum er også set anvendt på maskinerne. Dette er heller IKKE tilladt.
   Vi holder øje med, at reglerne overholdes.
   SMS’er er en dyr “feature” i Conventus og skal begrænses til et minimum.
10. Næste møde:
    14.03.2023 kl. 18.30 i Stillecaféen, VKI (½ time før generalforsamlingen).